オフィスワーカーなら押さえておきたい「引き継ぎ」したシゴトの3つの消化方法 その1「やめてみる」

オフィスワーカーなら押さえておきたい「引き継ぎ」したシゴトの3つの消化方法 その1「やめてみる」

その仕事を「そのまま」「引き継ぎしなければいけない」、という前提条件を疑ってみよう

以前のエントリーでは、引き継ぎにあたってそのまま引き継ぎしなければならない
前提条件を疑ってみようということで、引き継ぎの3つの秘訣をお伝えしました。
オフィスワーカーなら押さえておきたい「引き継ぎ」したシゴトの消化方法 3つの秘訣

今回はそのうち最初に考えてみたい「やめてみる」ことについて考えてみましょう。

試しにやめてみる

やめる始めた当初は必要だったかもしれないけど、時間が経つうちに実は意味のない、
利益や価値をもたらさなくなったシゴトを「やめられない」で続けている仕事
というパターンに遭遇したらどうしますか?

やめたいですよね?

営業/マーケティング/営業企画/経理部門の方が多いと思いますが、

例えば、新商品の進捗系のレポートなんかは、引き継いでみてこれ本当に必要なの?
って思うことが多いのではないでしょうか。

いつの新商品だよ!なんて感じで。

「やめられない」危険な臭いのする仕事を嗅ぎ分けるコツを挙げてみると、

・そもそも、そのレポートはどういう経緯で始めたのかを前任者が把握してない
 場合は怪しい匂いがプンプンしますね。

・終わりが決められていないレポートは危険ですね。新製品とはいつまで新製品
 なんだー!という定義が不明確な場合ですね。

・レポート対象者が部署全員など、その仕事の一番のユーザーが誰なのかはっきり
 してないなど、何が目的なのか前任者が把握してないと完全にアウトのパターン。

本当はもう必要ないのに、やめる決断をしない、そもそも期限が決まってなくて、
やめられなくてただ続けている可能性が

しかも、わざわざパワーポイントを使って何十ページにも渡るような、データ収集
からグラフの貼り付け、そして分析まで合計で毎週3時間もかかるような超大作だっ
たりすることも多いのがこのパターン。 すぐにでもやめたいですよね?

ただし、レポートの対象者に「これまだ必要?」って聞くのはちょっと危険。

なぜなら、あまりの力作ぶりに見てないことを指摘されるのを恐れて(笑)
「うん、必要」と答える可能性が高いから(笑えないけどよくある現実)

ではどうするか?

新しくモノゴトを始める時には「試しにやってみる」という方法をとりますよね?
「リーンスタートアップ」や「デザイン思考」といった巷で話題のビジネス書など
でもまず「試してみて」、試行錯誤することが成功のためには大切だと伝えてます。

で、今回提案するのはその逆バージョンです。

「試しに」やめてみるんです。忘れたふりして(笑)

いきなり正式に止めるとなると、前任者の顔もあるし、やめることに否定的な
社風の会社もあるでしょう。

なので、まずは「実績」を作ってしまいましょう。

「試しに」やめてみたけど、何の問題も起きなかった。という実績を!

ドキドキしますね? 僕の経験上では、ほとんど問題になりませんでした。
どれだけ無駄なことやってるんだと思いましたね。
あ、1回だけ!マーケティング部のディレクターから「どうしてレポートが
届かないのか!」と怒鳴り込まれたことがありましたが、必要とされている
仕事なんだと再確認できたので、よりよいアウトプットしていくことでその
ディレクターからの信頼は回復することはできました。いい勉強でした(^^)

でも いやー、それはちょっと難易度高いわーと感じた方

例えば、作業は忘れてないんです!配信を忘れただけなんです、という保険
をかけておきたい慎重派の方は、作業はした上で忘れて振りしてレポートを
やめてもいいでしょう。
何事もベイビーステップ。少しずつできることをやればいいのです。

やめることに抵抗があるのなら、いきなり全てをやめるのではなく、自分が
「できる」ところ=例えば、配信忘れ、から始めてみていいと思います。
そうやって4週間くらいやり過ごして、誰からも問い合わせがなければ、
そのレポートは必要がないのです。
正式にレポート中止と案内しちゃいましょう!
「もうこれやめていいですよね?」と。

これで、毎週3時間×4週=月12時間の残業が増える危機を脱することができました!

あ、もちろん、ちゃんと配信しなきゃだめだよ、必要だという声が出てくる
かもしれません。 そんな時は、提案してみましょう。
「では、レポートの頻度は変更していいですよね?」と。
例えば、毎週ではなく毎月で。という提案を。 だって、4週間忘れて不都合
なかった、という実績があるんですから(笑
これなら月12時間→月3時間まで残業を短縮できますしね。

その仕事を「そのまま」「引き継ぎしなければいけない」、という前提条件を疑ってみよう

引き継ぎにあたって、本当にその仕事が必要なのか目的を再確認しましょう。
その上で、「やめてみる」ことができないか検討してみよう。
いきなり全てをやめなくていいのです。「試しに」できるところからやめてみる
努力をしてみましょう。
結果的にあなたの残業時間をこれ以上増やすことがないように! !

続いては、「引き継ぎ」の秘訣の2つ目「簡素化」をお送りしますね。

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