業務効率化って何からやればいいの?

業務効率化って何からやればいいの?

「業務効率化ってどうしたらいいんですか?」
「仕事効率化、何から手をつければいいんですか?」

そんな声をいただくのですが、
そもそも、業務効率化、仕事効率化、って特別なプロジェクトにしたり、
イベント的にスポットでやるものではなく、普段の仕事の中で当たり前に
やっていくことです。やり方というより考え方だと思ってください。

さらに言うと、「業務効率化」は目的ではありません。
無駄が多いからといってその無駄を減らしたとしても、
成果が出る、とは限りません。

例えば、残業削減、残業ゼロを目指す!
それはそれで重要なことだとは思いますが、残業減ったら経費は減る
確かに会社としては一時的に利益は出るでしょう。

でも、売上が上がる、利益を出し続けられるかどうかは別の問題です。
だって、成果につながる活動を行わない限り成果は生まれませんよね?

だから日頃から仕事の目的はあくまでも、成果をあげることにフォーカス!
これが大切です。
業務効率化は、副産物的として、その手段として、出てくればいいんです。

 

こんな会議がありました。

いわゆる新製品の発売企画会議の席。
発売に際して必要なプロセスって大体決まっているわけです。
必要なツールはあれとこれで、今回はこんなことを考えている。
もっと使い勝手がいいように改良を考えているから、
このツールAに意見をください、と。
ある意味予定調和。ある意味狂気。

「狂気。 それは、同じ事を繰り返し行い、 違う結果を予期すること。」

by アインシュタイン

の言葉と言われているけど、実際にアインシュタインが残した事実はない
ってのはプチ情報ですが、僕の好きな言葉の一つです。

同じことをやることが目的化してて、さらにそれに意見をくれと。
そうすると会議の席がどうなるか?

みんなそのツールAの使い勝手について、好き勝手に意見を出す訳です。
デジタルにしたらいい、デザインはこんな感じに、サイズは、、、、
まぁ議論は白熱するかもしれませんけどね。

場が温まりかけたところで冷水浴びせますよ。

「ちょっと待ってください。それを作る目的は何のためなんですか?
今回の新製品発売の目的は、新規ユーザーへの認知を広げることですよね?
前回の新製品の発売キャンペーンで上手くいかなかった最大の理由、
つまりボトルネックも新規ユーザーへの認知不足でしたよね?
ところが、そのツールAの目的は、既存ユーザーへのアピールですよね?
ということは、そのツールAをいくら改良しても、あってもいいけど、
新規ユーザーへの認知拡大という目的は果たせませんよね?
であれば、そのツールAにかけるコストは、今予定されてないようですが、
認知拡大のツール開発に振り分けることが必要ではないですか?」

このくらい話すと、会議もやっと軌道修正されます。

この事例って、成果につながる議論に軌道修正しながら、
無駄な経費も削減してる、業務効率化そのものだと思いませんか?

そして、こんな感じで目的を見失ってるのに、白熱した議論という
表面的で無意味な時間を過ごしてたりするのはもったいないですね!

僕が会議で目的を見失わないためにやっていることは、ただ一つ。
ノートの最初に目的を明確に書くこと。目に見えるようにすること。

そんなことで?と思いますか?
そんなことで!と思いますか?

ノートの取り方ひとつで業務効率化なんて日常業務の当たり前にできる!
そう。誰でも身につけることができる思考スキルなんです!

そんなノートの講習会も定期的に開催してますんで、タイミングが合えば是非ご参加ください。
一生ものの思考スキルが手に入りますよ!

では今日はこの辺で!

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