タスク管理が上手くいかないんです…

タスク管理が上手くいかないんです…

タスク管理が上手くいかない、というお悩みです。

「朝、タスクを書き出して仕事を開始してます。
ところが、日中いろんな割り込みタスクが発生
して、やり残しのタスクが溜まっていくんです。」

「そうですか、タスクリスト見せていただいて
よろしいですか?」

「こんな感じです」

 

「なるほど、なるほど。毎日こんなにたくさん
タスクを書き出されてるんですね。今日なんか
16個もタスクがあったんですね」

「そうなんですよ、毎日やり残しばっかりです」

「そうなんですね。やり残しがあるということ
はわかりました。ところで、出来たことはどう
いうことがありますか?」

「できたことですか?うーん、出来たことは、
タスクリストにバッテン書いて消していくから
いちいち覚えてないですね」

「なるほど、なるほど。では例えば『割り込み』
のタスク。これも出来たことの一つですよね?
それに、どれだけの時間が取られたのか?とか、
どういう理由で発生したのか?といった記録は
残ってませんか?」

「いえ、ないですね。でも、確かに記録が残って
いれば、何にどれだけ時間を取られたのか?振り
返って、何かしら改善のきっかけにできるかもし
れません。記録してみた方が良さそうですね。
1週間やってみます。」

 

克明な日記や観察記録をつけましょう、というこ
とではありません。できる方はやってもいいと思
いますが、何か困っていることがあって、それを
解決したいという時、ついつい「やり方」を求め
てしまいますが、それより大切なことがあります。

それは、「事実」、です。

どんなことをやったのか?
どれくらい時間がかかったのか?
どうしてその割り込みが発生したのか?
誰がその仕事の関係者なのか?
といった5W1Hで表現できる事実が大切なんです。

なぜなら、事実があるから、その対策が取れる。
事件は現場で起こっているのです!
決して頭の中の空想から、解決策が浮かぶわけで
はありません。

あなたの手帳やノートをちょっと見てみてください。
そこに、今日出来たこと、やったこ
と、という事実
が記録されてますか?

え?事実が記録として残っていない?
よかったですね!
ということは、あなたは悩みを解決したり、もっと
仕事で成果を出すために、時間の使い方を変えていけば
いいのですから!
さあ、今日から是非も事実を記録していきませんか?
それが、あなたの時間の使い方を変える第一歩です!

こんな記事も参考にしてみてくださいね
PDCA回したいなら、その手帳じゃダメじゃない?

 

 

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