オフィスワーカーなら押さえておきたい「引き継ぎ」したシゴトの3つの消化方法 その2「簡素化」

オフィスワーカーなら押さえておきたい「引き継ぎ」したシゴトの3つの消化方法 その2「簡素化」

その仕事を「そのまま」「引き継ぎしなければいけない」、という前提条件を疑ってみよう

今回は、前回のエントリーの続編です。
オフィスワーカーなら押さえておきたい「引き継ぎ」したシゴトの3つの消化方法 その1「やめてみる」

前回のエントリーでは「引き継ぎ」にあたり、本当にその仕事が必要なのか目的を
再確認しましょう。その上で、「やめてみる」ことができないか検討してみよう。
とお伝えしてきました。結果的にあなたの残業時間をこれ以上増やすことがないように!

今回は、やめられないなら、「簡素化」できないか考えてみましょう。

こんなに詳細である必要があるの?

簡素化してみる
 
簡素化その仕事、シンプルに重要なポイントを押さえておけばいいのに、「盛りすぎて
必要以上」の内容になっていることが考えられませんか?

例えば、パワーポイントで何十ページにもなるような、データ収集からグラフの
貼り付け、分析まで毎週3時間もかかるような超大作系のレポート作成などを引き
継いだ時に考えるべきは、

まずは、止めれないか?
次に、やめられなら、簡素化できないか?
 
そのためには、やはり、その仕事の目的を改めて考えてみる必要があります。
「誰のため?何のため?」にその仕事は行われているのでしょうか
 
・営業部長が確認するための材料ですか?
・営業所長が確認して、指示を下すための材料ですか?
・それとも、営業マンが確認して次のアクションを起こすための材料ですか?
 

どれもこれも網羅しようとすると超大作が出来上がります。お役所の◯◯白書じゃ
ないのだから、必要な人が必要な判断を素早く行えるようにすることがレポート系
のおシゴトでは重要です。

その仕事で、そのアプトプットで一番重要なことは何かわかっていますか?

そこに集中するのです!

目標、ビジネスマンの場合は、ほとんどが売上ですよね、これを達成するために、
進捗をチェックしておく必要がある一番大切な指標がそれになります。
ちなみに、これを小難しい専門用語でいうと、”KPI”(けーぴーあい)と呼びます。 

KPI = Key Performance Indicator 重要業績評価指数
 
KPIの考え方は進捗管理のキモなので、別の機会に詳しく説明したいと思いますが、
目標を達成するために、進捗確認する時に、絶対外すことのできない、キモとなる
指標
だと考えてください。業界によって様々な指標とその組み合わせがあると思います。
 
新規顧客の訪問件数
新規リードの獲得件数
新規顧客の受注件数
平均単価
ウェブサイトへのアクセス件数
サンプル申し込み件数
アウトバウンドコールの件数
セミナー集客人数
1日あたり来店客数
etc
皆さんのシゴト、会社、業界だとそれは何になりますか?
それが明らかになってなければ、まずはそこを明らかにする必要があります。
その上で、その指標にフォーカスしたレポートにしてしまえばいいのです。 

ビジネスはいかに早くPDCAサイクルを回していくか

あれもこれも盛って、作業に時間はかかる、でてきたレポートは重たくて使い勝手
が悪い、そうなっては本末転倒ですね。最近は効果的なBIツールがいろいろ出ている
ようです。BIツールとは、Business Intelligence toolsの略語で、業務システムなどに
蓄積された膨大なデータを蓄積・分析・加工し、意思決定に活用できるような形式に
まとめるシステムのことですが、その導入となるとコスト的な部分がネックとなって、
大企業ではないとなかなか導入できないという状況ではないでしょうか。
 
それゆえに、皆さんのようなオフィスワーカーが、EXCELやパワーポイントでレポート
作成ということになっているのだと思います。
ですが、考えて欲しいのは、ビジネスにおいて大切なのはレポートすることではなく、
そのレポートを受けて、どう判断して、どう行動を起こすのか?ということですよね?。
 
皆さんご存知の「PDCA」サイクル
 
Check(進捗確認)→A(改善実行)→P(再プラン)をいかにいかに早く回していくこと
ができるかが、ビジネスにおいてはその優劣を決めることになります。
 
だから、

あれこれ集めたデータができました!=Check

というだけならあなたのそのシゴトはゴミです!
 
その進捗からこういうことが読み取れます。
だから、こういう行動を行うべきです = Action
となって始めてあなたのシゴトは意味のある仕事となります。
そこ行動から成果が生まれるのですから!

そのためには、

あれもこれもあると考えがまとまらないので、最も重要な指標にフォーカスする
必要があることが理解いただけるかと思います。どの指標があなたの仕事を動かす
キーとなりますか?そこにフォーカスしましょう!

その仕事を「そのまま」「引き継ぎしなければいけない」、という前提条件を疑ってみよう

仕事の目的を確認して、必要な内容にフォーカスしてなければ、簡素化して、
重要なものにフォーカスして「簡素化」してみよう。
判断するために必要なデータにフォーカスすることは、作業時間を削減すること
だけでなく、あたなのシゴトの成果も上げることができます!

続いては、「引き継ぎ」消化方法の3つ目「自動化」をお送りしますね。

 

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