オフィスワーカーなら押さえておきたい「引き継ぎ」したシゴトの3つの消化方法 その3「自動化(他力化)」 | NEXT WORK LABO

今回も、前回/前々回からのエントリーの続編です。
オフィスワーカーなら押さえておきたい「引き継ぎ」したシゴトの3つの消化方法 その1「やめてみる」
オフィスワーカーなら押さえておきたい「引き継ぎ」したシゴトの3つの消化方法 その2「簡素化」

これまでのエントリーでは「引き継ぎ」にあたり、本当にその仕事が必要なのか
目的を再確認しましょう。その上で、「やめてみる」ことや、「簡素化」ができ
ないか検討してみよう、とお伝えしてきました。
結果的にあなたの残業時間をこれ以上増やすことがないように!

今回はその3として、「自動化(他力化)」できないか考えてみましょう。

そもそもあなた自身が時間をかけてやらなきゃいけないの?

自動化してみる(他力化)

自動化この仕事、引き継いでやるしかないとしても、自動化できる部分がないのか
考えましょう。自動化のポイントは2つあります。「他力化」と「自動化」です。

「他力化」:他人に任せて、自分の処理をなくして自動化する

「自動化」:文字通り、自分の処理そのものを自動化する

まず「他力化」を考える

誰かに任せられるなら任せましょう!
ま、それができれば苦労しない訳で、それができないから悩んでるんですよね。

そんな時でも考えて欲しいのは、その仕事はあなただけで完結する仕事ですか?
複数の人間が関わることが多いのではないでしょうか。

前工程で誰かがやった仕事の後工程を担当しているのなら、その前工程の処理
の中にあなたの仕事を潜り込ませてしまい、「他力化」することを考えましょう。

例えば、

事務サポートの人が集計したEXCELの販売データをもとに、進捗状況と改善
プランを上司にレポートする、といったようなイメージの仕事。

そのEXCELの販売データ資料そのものに、上司にレポートする時と同じフォーム
で進捗状況や改善が必要な箇所が見えるように、EXCELにフォーマットを組み込
んでしまうことを考えてみましょう。

僕が先日引き継いだ例で言うと、こんな感じの仕事がありました。

① 実施中のキャンペーンに関する数種類のEXCELレポートを前工程の人が作成

② それを受けて、それぞれのEXCELレポートから、重要指標をまとめる

③ 内容をチェックして、改善が必要な点については行動提案のコメントつける

④ ②の内容を貼り付けて、③のコメントを入れて関係者にメールで週1回レポートする


で、引き継いでやってみたところ、

②15分
③20分
④ 5分
計40分

週に40分も仕事が増える!
前任者がよく残業していたはずです。。。ということで、早速考えてみました。

>前工程の人の①の作業ファイルに、④のレポート用の重要指標を並べたフォーム
を組み込んで、そのフォーマットで毎週更新しもらうように変更。

①で作業するEXCELファイルにいくつかリンクを組んだだけなんで、前工程の人の
作業が増えたわけでもないので、その変更をお願いするのに何の問題もなし!

結果、

② 0分(-15分)
③20分(±0分)
④ 3分(-2分)
計23分(-17分)

これで作業時間を17分(42.5%)削減することができました!

その仕事を「そのまま」「引き継ぎしなければいけない」、という前提条件を疑ってみよう

その作業をあなたが行う必要がありますか?
前工程や後工程の人の仕事の中に、あなたの仕事を潜り込ませることができないか?
考えてみましょう。(くれぐれも押し付けてはダメですよー)

あとは、追加されたこの23分をどうして解決しようかしら???ってことで、
続いては、自動化その2をお送りします。


【無料メール講座を配信中です】

仕事も人生もうまくいくセンターピン、
それは常に未来を見据えて
NEXT WORKし続けているか?

つまり、
常に次なる働き方になることを通じて
あなたが本当に行きたい未来を
常に実現し続けているかどうか?
にかかっています。

そんなあなたの未来を整える仕組みを
手にするための考え方をお届けしている
無料のメール講座です。

     無料メール講座登録フォーム


メールアドレス
メールアドレス  (再確認)

この記事を書いた人 Wrote this article

アバター画像

岡村 拓朗

株式会社センターピン代表取締役 仕組みでもって未来を整える人 詳しい自己紹介は<strong><a href="http://okamura-takuro.com/2015/03/18/about-okamuratakuro/">「こちら」</a></strong> です。

TOP