オフィスワーカーなら押さえておきたい「引き継ぎ」したシゴトの3つの消化方法 その3「自動化(他力化)」

オフィスワーカーなら押さえておきたい「引き継ぎ」したシゴトの3つの消化方法 その3「自動化(他力化)」

今回も、前回/前々回からのエントリーの続編です。
オフィスワーカーなら押さえておきたい「引き継ぎ」したシゴトの3つの消化方法 その1「やめてみる」
オフィスワーカーなら押さえておきたい「引き継ぎ」したシゴトの3つの消化方法 その2「簡素化」

これまでのエントリーでは「引き継ぎ」にあたり、本当にその仕事が必要なのか
目的を再確認しましょう。その上で、「やめてみる」ことや、「簡素化」ができ
ないか検討してみよう、とお伝えしてきました。
結果的にあなたの残業時間をこれ以上増やすことがないように!

今回はその3として、「自動化(他力化)」できないか考えてみましょう。

そもそもあなた自身が時間をかけてやらなきゃいけないの?

自動化してみる(他力化)

自動化この仕事、引き継いでやるしかないとしても、自動化できる部分がないのか
考えましょう。自動化のポイントは2つあります。「他力化」と「自動化」です。

「他力化」:他人に任せて、自分の処理をなくして自動化する

「自動化」:文字通り、自分の処理そのものを自動化する

まず「他力化」を考える

誰かに任せられるなら任せましょう!
ま、それができれば苦労しない訳で、それができないから悩んでるんですよね。

そんな時でも考えて欲しいのは、その仕事はあなただけで完結する仕事ですか?
複数の人間が関わることが多いのではないでしょうか。

前工程で誰かがやった仕事の後工程を担当しているのなら、その前工程の処理
の中にあなたの仕事を潜り込ませてしまい、「他力化」することを考えましょう。

例えば、

事務サポートの人が集計したEXCELの販売データをもとに、進捗状況と改善
プランを上司にレポートする、といったようなイメージの仕事。

そのEXCELの販売データ資料そのものに、上司にレポートする時と同じフォーム
で進捗状況や改善が必要な箇所が見えるように、EXCELにフォーマットを組み込
んでしまうことを考えてみましょう。

僕が先日引き継いだ例で言うと、こんな感じの仕事がありました。

① 実施中のキャンペーンに関する数種類のEXCELレポートを前工程の人が作成

② それを受けて、それぞれのEXCELレポートから、重要指標をまとめる

③ 内容をチェックして、改善が必要な点については行動提案のコメントつける

④ ②の内容を貼り付けて、③のコメントを入れて関係者にメールで週1回レポートする


で、引き継いでやってみたところ、

②15分
③20分
④ 5分
計40分

週に40分も仕事が増える!
前任者がよく残業していたはずです。。。ということで、早速考えてみました。

>前工程の人の①の作業ファイルに、④のレポート用の重要指標を並べたフォーム
を組み込んで、そのフォーマットで毎週更新しもらうように変更。

①で作業するEXCELファイルにいくつかリンクを組んだだけなんで、前工程の人の
作業が増えたわけでもないので、その変更をお願いするのに何の問題もなし!

結果、

② 0分(-15分)
③20分(±0分)
④ 3分(-2分)
計23分(-17分)

これで作業時間を17分(42.5%)削減することができました!

その仕事を「そのまま」「引き継ぎしなければいけない」、という前提条件を疑ってみよう

その作業をあなたが行う必要がありますか?
前工程や後工程の人の仕事の中に、あなたの仕事を潜り込ませることができないか?
考えてみましょう。(くれぐれも押し付けてはダメですよー)

あとは、追加されたこの23分をどうして解決しようかしら???ってことで、
続いては、自動化その2をお送りします。

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