オフィスワーカーなら押さえておきたい「引き継ぎ」したシゴトの3つの消化方法 その4「自動化」

オフィスワーカーなら押さえておきたい「引き継ぎ」したシゴトの3つの消化方法 その4「自動化」

今回は、3回前から続くエントリーの最終編です。

オフィスワーカーなら押さえておきたい「引き継ぎ」したシゴトの3つの消化方法 その1「やめてみる」
オフィスワーカーなら押さえておきたい「引き継ぎ」したシゴトの3つの消化方法 その2「簡素化」
オフィスワーカーなら押さえておきたい「引き継ぎ」したシゴトの3つの消化方法 その3「自動化(他力化)」

これまでのエントリーでは、「引き継ぎ」にあたって、本当にその仕事が必要
なのか目的を再確認しましょう。
その上で、「やめてみる」ことや、「簡素化」、「自動化(他力化)」ができ
ないか検討してみよう、とお伝えしてきました。

結果的にあなたの残業時間をこれ以上増やすことがないように!

今回はその4として、「自動化(Excel処理)」できないか考えてみましょう。

こんなに作業に時間取れなきゃいけないの?

自動化してみる

自動化どうしても他力化できない場合に考えるのは、その処理を自動化できないか?
です。 力技でこなしていては時間がいくらあっても足りませんからね。
ここでは、オフィスワーカーに必須の仕事道具である「EXCEL」にフォーカス
して話をします。

自動化すべき処理項目は2つ「集計処理」と「判断処理」

集計処理:データを表やグラフの形にまとめる処理。つまり作業の部分ですね。
判断処理:作業したデータ(表やグラフ)から課題を見つけて、改善策などのアクションプランを提案するための処理。ここは頭を使う部分ですね。

EXCELで自動化といったらマクロのことを思い浮かべるのではないでしょうか?
マクロとはエクセルに標準装備されている、複数の手順を記憶して、自動的に
実行させる機能のことですが、 自動化すべき処理の一つ「集計処理」にはマクロ
はとても有効です。

ただ、マクロを使えるようになるのはとても敷居が高いと感じますよね。
僕自身もマクロの使い方はまだまだだなと感じてます。
僕が自動化を実現するにあたり、頼りにしているExcelの機能をあげておきます。

ピボットテーブル、VLOOKUP関数、IF関数、SUMPRODUCT関数

あー知っている、使っているという方はなかなかのEXCEL使いですね(^^)
もし、これらの関数/機能を使ったことがなければ、あなたのEXCELを使った
業務効率を格段にアップできます!

EXCELの関数/機能については、Google先生で検索すればすぐ見つかりますが、
知りたいのは関数そのものではなくて、自分の業務を効率化するには、どの関数
を使えばそれが実現できるのか?という点ですよね?
別の機会で、具体的な解決
したいシーン別に、これらの関数/機能をどう使うか?
詳しく説明しますね!

あなたの価値を高めるの仕事の目的とは?

さて、ここで今一度考えて欲しいのは、仕事の目的なのです。
作業をいくら早くやってもエクセレント!とはならないですよね?
せいぜい「お、早かったね!」程度はもらえるかもしれませんが。


その作業で得た成果物=アウトプットから「判断」して、どんな価値を見い
だすことができるか ?そして、どんな付加価値に結びつけることができるか?
それがあなたの自身の価値を高めることになりますよね?

「空/雨/傘」

この「空/雨/傘」というのはご存知の方も多いと思いますが、マッキンゼーを
始めとするコンサルティングファームで使われている考え方の仕組みの一つです。
物事を考えるためポイントをパターンとして型に落とし込んだもの、と考えてください。
こんなイメージです。

空 晴れてたのに雲行きが怪しいな(事実)
雨 午後は雨が降りそうだな(判断)
傘 折り畳み傘を持って行こう(行動)

「事実認識→解釈/判断→行動」というパターン化した流れで物事を考えると
無駄なく効率的です。
そしてあなたの価値を高める仕事とは、「空」だけではなく、「雨」と「傘」
がより重要なんだ、ということです。

「空」だけならゴミに等しい

”データを処理することに腐心して、見栄えのいい資料にまとめたとしても、
そこに”事実”しかなければ、そのデータはゴミに等しい”
これはかつての上司から言われた言葉なんですが、きっつーい嫌味?小言?、
いや、指導だったと思います。

それまでの自分はExcelをいかに効率的に処理するかに腐心してきて、
処理能力の高さには自負するものがありましたが、これ以来は、いかに判断して、
価値ある提案に結びつけるかという点に時間を割けるよう取り組んできました。
(この「空/雨/傘」の画像をデスクの目の前にいつも見えるように貼って、
 意識付けを図ってきましたしね)


ところが・・・

時間がいくらあっても足りない!

このデータから「判断」するというのは実に大変な「作業」でした。 じっく
り考える時間が欲しいんですが、電話は鳴るわ、声かけられるわ、書類にサ
イン求められるわ、という当たり前のオフィス環境だと集中して取り組める
時間がとれるのは残業時間しかありませんでした。
集計作業は早くても、その後にデータとにらめっこする時間をとられるばかり。
そして思い至ったのが、「判断」処理自体を自動化できないか?ということ。

データを「見える化」してあげる

こっちが判断してあげよう!とデータを探しにいかなくても、データから
「こっちだよ!」と声かけてくれればイイ訳です。 それが「見える化」です。
何を「見える化」してあげるかというと「差」です。
先週実績との「差」 先月実績との「差」 予算と実績の「差」 予想と実績の「差」
このギャップこそが「判断」そのものですからね。

そして、それを実現するために僕が頼りにしている機能をリストアップしておきます。

「グラフ」と「条件付き書式設定」と「スパークライン」

いやいや、こんなの知ってるし。とお思いだと思います。
これらの機能を使った具体的な「見える化」について、別のエントリーで詳しく
書いていきますね。

その仕事を「そのまま」「引き継ぎしなければいけない」、という前提条件を疑ってみよう

これまでのエントリーでは、「引き継ぎ」にあたって、本当にその仕事が必要
なのか目的を再確認した上で、「やめてみる」ことや、「簡素化」すること、
「自動化して(他力化)」すること、最後に「(Excel処理を)自動化」する
という考え方について触れてきました。

引き継いだら、そのままやることを当たり前と思わずに、その仕事の目的と流れ
をしっかり確認することが、あなたの大切な時間を少しでも増やすことになると
覚えておいてください。 是非とも!

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