オフィスワーカーなら押さえておきたい「引き継ぎ」したシゴトの消化方法 3つの秘訣

オフィスワーカーなら押さえておきたい「引き継ぎ」したシゴトの消化方法 3つの秘訣

世間では新年度も2週目に入りました。
オフィスワーカーだと、異動があったり、ジョブローテーションで新しい業務を担当
した方も多いのではないでしょうか?

最近は異動した人の後任者が補充されないとか、部内の業務分担変更で何故か自分
の仕事だけが増えるという怪現象もよく起こりませんか?給料は増えないのに(笑)

そんな感じで引き継ぎで新しい仕事が増えてうんざりしていませんか?

忙しい人に仕事は集中するの法則って自分の事だって思う

仕事がないあいつは楽なままで、ただでさえ残業まみれの自分に新しい仕事が増える
のはどういうことなんだ!と思うあなた。上司の立場になってみてください。

「仕事は忙しいヤツに頼め」と昔から言うのはどうでしてでしょうか?

実は、暇そうなヒトに仕事を頼むというのは勇気が要るものなんです。
何故なら、暇ってことは時間の使い方が下手で仕事が遅いんだろう、と思われているから。

その一方で、
忙しい奴は時間をやりくりして一生懸命に取り組んでいるんだろう、と思われている。

だから、「あいつならいつも通り仕事してくれそうだな」となる訳です。

だからといって、上司から信頼されている証だな、よし、頑張ろう!

なんて思ったあなた。

張り切って頑張るのではなく、ちょっと待って考えて欲しいのです。

今でも残業でいっぱいっぽいなのに新しい仕事を抱えたらどうなるのか明白。
何かをやめない限り、残業地獄の道へ一直線ですよね。
それはあなたが望む世界ですか?

あなたの時間は有限なんです。

そんなことわかってますよね。
ここで、僕の好きな言葉をひとつ紹介しますね

"No Day but today"

ミュージカルRENTに出てくる美しいメロディーに乗った歌です。
今日という日があるだけ。今を生きよう。"という感じですかね。

残業が増えたらその分何かの時間が減ってしまいます。
それは家族との時間かもしれませんし、自分の趣味の時間かもしれない。
今しか生きることのできない私たちの時間は命そのものだと思うんです。

そういった自分の時間と引き換えにして、

残業を「しなければいけない」「頑張らなければいけない」と考えているのなら
ちょっと考えて欲しいのです。

そのシゴトを「そのまま」「引き継ぎしなければいけない」という
前提条件を疑ってみて欲しいのです!

「引き継ぎ」したシゴトを消化するための3つの秘策

引き継ぎしたシゴトに対してこう思ってませんか?

  • 「指示された通りのスケジュールをしっかり守る」ために残業も仕方ない。
  • 「同じカタチでキッチリ処理する」ために、そのやり方を時間がかかってもしっかり覚える。
  • 「自分が責任持ってやり遂げる」ために一人で頑張る。

ある意味、オフィスワーカーとしては「当たり前」ですね。

でもね、この「当たり前」と思っている前提条件を疑ってみて欲しいのです。

先日に「残業代ゼロ法案」が閣議決定されましたよね。
今すぐには関係ないヒトがほとんどでしょうが、これが地獄の一里塚で、やがては
多くの人に適用されるようになるんだと僕は考えています。
そう。もう残業って概念がなくなる社会が目の前に来てるんですよ?

サラリーマンに限らず、ですが、本当に頑張るべきことは、頭に汗をかいて、
新しい知恵や仕組みを作ること、です。

「時間」と「労力」に制限されない仕組みを作ることが大切なんです。

もう、あなた一人で頑張って「時間」と「労力」でモノゴトを解決するのは、
やめにしましょう!

そういった視点で、引き継いだシゴトを消化するための3つの秘訣をお伝えします。

やめてみる

やめる始めた当初は必要だったかもしれないけど、時間が経つうちに実は意味のない、
利益や価値をもたらさなくなったシゴトを「やめられない」で続けている仕事
というパターンに遭遇したら、やめたいですよね?

新しくモノゴトを始める時には「試しにやってみる」という方法をとりますよね?
「リーンスタートアップ」や「デザイン思考」といった巷で話題のビジネス書など
でも、まず「試してみて」、試行錯誤することが成功のためには大切だと伝えてます。
で、今回提案するのはその逆バージョンです。

「試しに」やめてみるんです。忘れたふりして(笑)

いきなり正式に止めるとなると、前任者の顔もあるし、やめることに否定的な社風の
会社もあるでしょう。なので、まずは「実績」を作ってしまいましょう。
「試しに」やめてみたけど、何の問題も起きなかった。という実績を!

僕の経験上では、ほとんど問題になりませんでした。どれだけ無駄なことやってるん
だと思いますよね。4週間くらいやり過ごして、「もうこれやめていいですよね?」
でokになるケースがほとんどでした。

1回だけ!マーケティング部のディレクターから怒鳴り込まれたことがありましたが、
必要とされている仕事なんだと再確認できたので、よりよい仕事をアウトプットして
いくことでそのディレクターからの信頼は回復することはできました。
いい勉強でした(^^)

簡素化してみる

簡素化また、シンプルに重要なポイントを押さえておけばいいのに「盛りすぎて必要以上」
の内容になっていることも考えられませんか?レポート系の仕事に多いパターンです。

レポート系のシゴトでは重要なのは、そのレポートを受けた必要な人が必要な判断を
素早く行えるようにすることです。

ビジネスにおいて重要なのはスピートですよね!
みなさんご存知のPDCAサイクル。これをいかに早く回していくかがビジネスの命運を
左右するといっても過言ではありません。

C=Checkのレポートであれば、素早く課題を見つけて改善策を提案して次の行動に出る。

それをサポートする資料ならば、あれこれ盛るのではなく一番重要な指標にフォーカス
することで、素早い判断ができることがあなたの価値にもつながります。

もしそのレポートが盛り盛りだったら、Simple is best なカタチを追求してみることで、
無駄な作業をする必要がなくなりますよ!

自動化してみる

自動化そもそも、あなたがそんなに「時間と労力をかけて処理」しなくてもよい方法がある
かもしれません。自動化のポイントは2つあります。「他力化による自動化」と
「ツールによる自動化」です。

「他力化による自動化」
他人に任せることで、自分の処理をなくすことで自動化する

「ツールによる自動化」
自分の処理そのものをツールを活用して自動化する

まず「他力化による自動化」

これは他人に仕事を押し付けることではありません。それは迷惑なヒトです。
仕事は一人で完結することもあれば、複数の人で完結する仕事もありますよね。
後者の場合に、自分より前工程や後工程のヒトの処理に自分がやっていることを
「潜り込ませて」しまうことができないか考えてみましょう。

前工程の人がデータをまとめる仕事で、自分はその内容からレポートを作成する
といった場合に、レポートに必要な項目はそのデータから抽出するはずですから、
前工程の人が提出するデータにそれ用のフォーマットを組み込んでしまう、
みたいなイメージです。もちろん、前工程の人の仕事が増えないカタチがベスト。
そこは頭を使いましょうね!

もう一つが「ツールによる自動化」

これはズバリExcelの機能や関数を使いこなすことです。
オフィスワーカーには切っても切れない関係ですよねー、Excel。こいつを使いこなす
ことができれば、いろんなことが自動化できて、あなたの仕事を楽にできます。

  • 自動化すべき処理項目は2つ「集計処理」と「判断処理」

「集計処理」
データを表やグラフの形にまとめる処理。つまり作業の部分ですね。

「判断処理」
作業したデータ(表やグラフ)から課題を見つけて、改善策などのアクションプランを提案するための処理。ここは頭を使う部分ですね。

集計処理を自動化するのは、マクロを使うみたいなイメージがありませんか?
マクロとはエクセルに標準装備されている、複数の手順を記憶して、自動的に
実行させる機能
のことですが、マクロは敷居が高いうえに、その作業自体がど
んなに早くなってもあまりあなたの価値を高めることには繋がりづらはずです。

オフィスワーカーが目指すべきは、もう一つの「判断処理」を自動化すること。
これを僕はお勧めします!

その作業で得た成果物=アウトプットから「判断」して、どんな価値を見いだす
ことができるのか? そして、どんな付加価値に結びつけることができるのか?
こちらの方が、あなたの自身の価値を高める仕事だと想像できますよね!

「判断処理」を自動化するとは、「変化」や「差」が見えてくるようにすること。

読み取ろうとか判断しようと頭を使うのではなく、データから判断材料がパッと
見えてくるようにExcelの機能を使うのです。
関数や条件付き書式設定を使えばそういった判断処理を自動化することができるので、
僕が作業時間を減らして成果をあげてきたテクニックを別の機会に紹介しますね。

その仕事を「そのまま」「引き継ぎしなければいけない」、という前提条件を疑ってみよう

以上簡単に3つの秘策をご紹介してきました。
まず、引き継いだシゴトは、無条件に受け入れるのではなく、目的を再確認しましょう。
その上で、「やめる」「簡素化」「自動化」、どれか当てはめることができないか検討してみましょう。
そうすることで、あなたの大切な時間を、残業時間にしてしまうことを避けることができます。

3つの秘訣をもっと詳しく知りたい方はこちらもお読みください。

まずは、これって本当に必要なの?試しに「やめて」みることを考えよう
やめられないなら、「簡素化」できないか考えてみよう
やるしかないなら他力化することで「自動化」できないか考えてみよう
自分でやるしかないなら、そのExcelを「自動化」できないか考えてみよう

【メルマガほぼ日で発行中です!】
もっと頑張って仕事をこなそうとする「やり方」の追求ではなく、ラクになる仕組みづくりで業務を効率化して、仕事メタボから脱出! 仕事5倍速!を実践していく「考え方」などお届けします。

仕事5倍速!実践会メルマガ登録フォーム
メールアドレス